Presupuesto por empresa y por área
Cada rubro con su monto anual, su apertura mensual, lo ejecutado y el saldo que queda. Se puede ver una sede completa o bajar a un área puntual.
Dónde estamos hoy
El sistema ya está configurado con la estructura del grupo y con el presupuesto 2026 cargado. Lo que sigue es ponerlo a operar.
7empresas del grupo
configuradas
configuradas
55centros de costo
sedes y áreas
sedes y áreas
2026presupuesto cargado
los 12 meses
los 12 meses
✓cifras verificadas
coinciden con su planilla
coinciden con su planilla
El presupuesto del sistema es el de ustedes. Se cargó desde el modelo de flujo de caja 2026 y se
verificó empresa por empresa: los totales del sistema coinciden exactamente con los del archivo, incluido el
consolidado del grupo.
La estructura de centros de costo
Es la que definimos juntos: primero la empresa, dentro de CAPY la sucursal, y dentro de cada una las áreas.
CAPY
Casa Matriz Administración · Comercial · TI · Técnico · Infraestructura
Campo 9
Naranjal
EMA GROUP PY incluye Directorio
ABA · GUARINKA · NEXUS · DYGSA · SAAP
La estructura se puede ampliar cuando quieran: agregar un área nueva no obliga a rehacer nada de lo ya cargado.
El corte: hasta julio en la planilla, desde agosto en el sistema
Reconstruir la operación desde enero significaría cargar miles de documentos. No hace falta: alcanza con partir de un saldo y operar de ahí en adelante.
Enero → Julio 2026
Queda en la planilla
No se carga documento por documento. Del periodo solo tomamos el acumulado, para que cada partida arranque con lo que realmente ya se gastó.
→
Desde agosto 2026
Se opera en el sistema
Cada factura, orden de pago y movimiento de caja se imputa a su rubro y a su centro de costo en el momento de cargarlo.
Por qué agosto y no antes: el mes recién empieza, así que se puede operar completo desde el primer día
y tener un mes cerrado de punta a punta en el sistema. La meta concreta es cerrar agosto en el sistema a comienzos
de septiembre: ejecución del presupuesto, flujo de caja conciliado con el banco y el informe para el directorio.
Qué necesitamos de ustedes
Son cuatro datos y una definición. Es lo que destraba todo lo demás: sin el acumulado a julio, el sistema muestra el presupuesto anual entero como disponible cuando en realidad ya se consumieron siete meses.
a
Ejecutado acumulado enero–julio
Cuánto se lleva gastado de cada rubro y, si lo tienen abierto, de cada centro de costo. Un importe por línea, no el detalle de comprobantes.
Para qué: es el punto de partida de cada partida. Con esto el saldo disponible y el porcentaje de ejecución pasan a ser reales.
b
Saldos de bancos y caja al 31 de julio
El saldo de cada cuenta al cierre de julio.
Para qué: es el punto desde el que arranca la proyección de caja de agosto en adelante.
c
Lo pendiente al 31 de julio
Cobros y pagos ya comprometidos que vencen de agosto en adelante.
Para qué: para que el flujo proyectado esté completo y cierre contra los movimientos del banco.
d
Ajustes al presupuesto ya decididos
Ampliaciones, reducciones o reasignaciones hechas entre enero y julio que no estén reflejadas en el modelo de flujo de caja.
Para qué: para que el presupuesto del sistema sea el vigente que hoy mira el directorio, no el original de enero.
e
Equivalencia entre sus artículos y los rubros del presupuesto
Hoy las facturas se cargan con los artículos del sistema (por ejemplo “Honorarios profesionales” o “Costos operativos generales”), que no son los mismos nombres que los rubros del presupuesto. Necesitamos saber qué artículo corresponde a qué rubro.
Para qué: es lo que permite que el sistema proponga solo el rubro al cargar la factura, en vez de que alguien lo elija a mano cada vez. Se define una vez y ahorra trabajo todos los días.
Formato: sirve la misma planilla que ya manejan. Una fila por rubro (y centro de costo, si lo tienen abierto)
con el acumulado a julio. No hace falta armar nada nuevo: nosotros lo cargamos.
Si el acumulado demora: igual se puede empezar a operar agosto. Lo que queda en pausa es el control de saldos
—los avisos y los bloqueos mirarían el presupuesto anual completo— hasta que carguemos el corte. Por eso conviene resolverlo primero.
Quiénes lo operan
Estos son los roles que necesita el circuito. Los nombres vienen de lo que veníamos conversando; falta confirmarlos y cerrar los dos que quedan abiertos.
| Rol | Quién | Qué hace |
|---|---|---|
| Aprobación presupuestaria | Noelia Samaniego | Autoriza ampliaciones, reducciones y pases entre rubros. Es quien decide cuando un gasto se sale de lo presupuestado. |
| Control e imputación | Lidia Machain | Revisa los comprobantes cargados y los asigna al rubro y centro de costo que corresponde. |
| Ventas y facturación | María | Carga los comprobantes de venta, que alimentan la proyección de ingresos. |
| Carga diaria | Ana y Yamila | Facturas de compra, órdenes de pago y movimientos de caja. |
| Conciliación bancaria | A definir | Cruza el flujo proyectado con los movimientos del banco. Es lo que garantiza que el flujo dé igual que los saldos reales. |
| Responsable por área | A definir | Quién responde por el gasto de cada área (Administración, Comercial, Técnico, Infraestructura…) y a quién se consulta antes de ampliar un rubro. |
| Configuración, capacitación y soporte | HINAPSYS | Carga del corte, ajustes de estructura, capacitación del equipo y acompañamiento del primer cierre. |
El plan hasta estar operativos
Cinco pasos. Los primeros dependen de que nos pasen la información; el resto lo acompañamos nosotros.
1
Cerrar las definiciones en esta reunión
Validar la estructura de centros de costo, confirmar el corte al 31 de julio y definir los dos roles que faltan.
2
Recibir y cargar el corte esta semana
Ustedes nos pasan el acumulado a julio, los saldos bancarios y lo pendiente. Nosotros lo cargamos y verificamos con ustedes que los saldos queden como corresponde.
3
Repartir el presupuesto entre las áreas jornada de trabajo conjunta
Hoy el presupuesto está mayormente a nivel de empresa y sede. Para que los informes salgan por área, hay que definir qué parte de cada rubro corresponde a Administración, Comercial, TI, Técnico e Infraestructura. Es la jornada que veníamos postergando y conviene hacerla ahora.
4
Capacitar al equipo 2 o 3 sesiones
Una sesión por perfil: quienes cargan, quienes controlan e imputan, y quien aprueba. Con manuales hechos para EMA GROUP, con capturas del sistema.
5
Operar agosto acompañados durante todo el mes
El equipo carga e imputa; nosotros revisamos con ustedes las primeras semanas. Cerramos agosto en el sistema a comienzos de septiembre y ahí queda funcionando de forma autónoma.
Cómo es el día a día una vez en marcha
| Cuándo | Qué se hace | Quién |
|---|---|---|
| Todos los días | Cargar los comprobantes y asignarlos a su rubro y centro de costo | Carga + Control |
| Cada semana | Revisar lo que quedó sin asignar y conciliar los movimientos del banco | Control + Conciliación |
| Cuando haga falta | Ampliar o reasignar un rubro que se quedó sin saldo, con su aprobación | Gerencia |
| Al cierre del mes | Informe de ejecución, flujo conciliado y lectura para el directorio | Gerencia + HINAPSYS |
El trabajo diario no cambia respecto de hoy: las facturas se siguen cargando como siempre. Lo que se agrega es el paso de asignarlas al rubro y al área, que es lo que después permite que los informes salgan solos.
Qué van a poder ver y hacer
Lo que hoy se resuelve consolidando planillas, pasa a estar disponible en el momento.
Ejecución en el momento
A medida que se cargan e imputan los comprobantes, el consumo del presupuesto se actualiza. No hay que esperar al cierre contable para saber cómo viene un rubro.
Avisos y bloqueos
El sistema avisa cuando un rubro se acerca a su límite y no deja pasar un gasto que supera el saldo, salvo que se autorice expresamente. El control queda registrado.
Ampliaciones con circuito
Cuando un rubro necesita más presupuesto, se solicita, se aprueba y recién ahí impacta. Queda registrado quién pidió, quién aprobó y cuándo.
Flujo de caja proyectado
Los doce meses por concepto, separando ingresos y egresos. Es el equivalente a la matriz de Excel, pero alimentada por la operación.
Comparación entre fechas
Se guarda una foto del flujo y se compara contra otra posterior, para responder qué cambió respecto de la semana o del mes pasado.
Conciliación con el banco
Los movimientos bancarios se cruzan con lo proyectado. El flujo tiene que dar igual que la suma de los saldos de los bancos: ese es el punto de control.
Operaciones entre empresas
Préstamos y transferencias dentro del grupo quedan registrados y trazables entre la empresa que aporta y la que recibe.
Tablero para el directorio
Presupuestado contra ejecutado, gasto por área, evolución mensual y posición de caja, del grupo consolidado o de una empresa en particular.